Gratis factuur maken

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

Op een factuur horen je eigen naam en volledige adres, je btw-identificatienummer en je KvK-nummer, plus de naam en het adres van je klant. Daarnaast een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum, een omschrijving en aantal, het bedrag exclusief btw en het btw-tarief met bijbehorend btw-bedrag.

De volledige eisen staan bij de Belastingdienst. Twijfel je of je iets mist, loop dan de verplichte factuurgegevens punt voor punt na voordat je verstuurt.

Hoe nummer ik mijn facturen?

Gebruik opeenvolgende factuurnummers, met één of meer reeksen, en gebruik elk nummer maar één keer. Veel ondernemers starten per jaar een nieuwe reeks, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort. Een gat of een dubbel nummer valt op bij een controle, dus houd de volgorde strak aan.

Deze tool onthoudt je laatste nummer op dit apparaat en stelt automatisch het volgende voor. Je mag het altijd zelf overschrijven als je een andere reeks aanhoudt.

Welk btw-tarief gebruik ik: 21%, 9% of 0%?

Het algemene tarief is 21%. Het lage tarief van 9% geldt voor specifieke goederen en diensten, zoals veel voeding, boeken en bepaald personenvervoer. Het nultarief (0%) geldt onder meer bij levering naar het buitenland. Lever je tegen 0% aan een ondernemer in een ander EU-land, dan gelden extra factuureisen: vermeld ook het btw-id van je klant en een verwijzing naar de intracommunautaire levering. Twijfel je bij een bepaalde dienst, controleer dan het tarief bij de Belastingdienst voordat je factureert.

In deze tool kies je per regel een tarief. Zo kun je op een factuur 21% en 9% naast elkaar zetten; de btw wordt dan per tariefgroep apart berekend en getoond, zoals verplicht is.

Wat is btw verlegd en wanneer gebruik je het?

Bij btw verleggen breng je zelf geen btw in rekening, maar draagt je klant de btw af. Dit komt onder meer voor in de bouw (onderaanneming) en bij bepaalde leveringen aan ondernemers in het buitenland. Je zet dan de tekst "btw verlegd" op de factuur en vermeldt het btw-identificatienummer van je klant.

Kies je in een regel het tarief "verlegd", dan vraagt deze tool om het btw-id van je klant en zet de voorbeeldfactuur de vermelding "btw verlegd" er automatisch bij. Meer uitleg over de velden vind je in de checklist met factuurgegevens.

Factuur zonder btw: hoe werkt de KOR?

Doe je mee met de kleineondernemersregeling (KOR), dan breng je geen btw in rekening. Je noemt op de factuur geen btw-tarief en geen btw-bedrag, en je hoeft je eigen btw-id niet te vermelden. Wel geef je aan dat een btw-vrijstelling van toepassing is, bijvoorbeeld op grond van de kleineondernemersregeling.

Let op: vrijgestelde prestaties (zoals zorg of onderwijs) en de kleineondernemersregeling zijn verschillende regelingen. Doe je mee met de KOR, dan kun je als grond bijvoorbeeld "Factuur vrijgesteld van OB o.g.v. artikel 25 Wet OB" op de factuur zetten (bron: KVK).

Kies je het tarief "vrijgesteld" in een regel, dan laat de voorbeeldfactuur geen btw zien en zet er een vrijstellingsvermelding onder. Controleer bij de Belastingdienst of je aan de voorwaarden voldoet voordat je de KOR toepast.

Kun je een factuur maken zonder KvK-nummer of als particulier?

Ja, dat kan. Een KvK-nummer is op een factuur alleen verplicht als je bij KVK bent ingeschreven. Verkoop je als particulier eenmalig iets aan een bedrijf of doe je een losse klus, dan stuur je een factuur zonder KvK-nummer en zonder btw. Je vermeldt wel je naam, adres, de datum, een omschrijving en het bedrag.

Let daarbij op het verschil tussen een eenmalige bijverdienste en ondernemen. Lever je zelfstandig producten of diensten, vraag je een prijs waarmee je geld verdient en lever je vaak aan anderen dan alleen familie of vrienden, dan hoor je je in te schrijven bij KVK. Voor de btw ben je bovendien al ondernemer zodra je zelfstandig een bedrijf of beroep uitoefent, ook zonder inschrijving. Eenmalige bijverdiensten geef je op in je aangifte inkomstenbelasting, als inkomsten uit overig werk.

In deze tool laat je de velden KvK-nummer en btw-id dan gewoon leeg: lege velden komen niet op de pdf. Je ziet wel aandachtspunten staan, omdat die velden voor ondernemers verplicht zijn, maar downloaden kan altijd. Kies bij elke regel het tarief "vrijgesteld", dan rekent de tool geen btw. Factureer jij als ondernemer juist aan een particulier? Dat mag altijd; verplicht is een factuur richting consumenten alleen in specifieke gevallen. En een factuur is altijd een rekening van een leverancier aan een afnemer, dus van jou aan een ander.

Kun je met deze tool een creditnota of proforma factuur maken?

Nee. Deze tool maakt alleen gewone facturen: negatieve aantallen of bedragen voor een creditnota accepteert de rekenmodule bewust niet, en de pdf heet altijd Factuur, dus ook geen proforma. Een creditnota is een factuur die een eerder verstuurde factuur corrigeert; een proforma factuur is geen officiële factuur, maar een voorlopig prijsoverzicht.

Wil je een factuur crediteren, dan mag dat van de Belastingdienst als vereenvoudigde factuur. Daarop zet je in elk geval de factuurdatum, je naam- en adresgegevens, wat je hebt geleverd, de btw en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur. Ook voor een creditnota geldt de nummerregel: opeenvolgend en elk nummer maar één keer. Een aanbetaling of deelfactuur kan met deze tool wél: dat is een gewone factuur over een deel van het bedrag, met bij de leverdatum de datum van de vooruitbetaling.

Een proforma gebruik je om een klant vóór de levering een prijsoverzicht te geven. Vermeld er duidelijk "proforma" op en verwerk hem niet in je administratie. Wil je dit netjes doen, maak dan een offerte: die zet je na akkoord in één keer om in een factuur. Voor een betalingsherinnering bij een onbetaalde factuur vind je een gratis Word-voorbeeld op onze voorbeeldenpagina.

Factuur naar België, Duitsland of een ander land: met of zonder btw?

Dat hangt af van je klant. Lever je een dienst aan een ondernemer in een ander EU-land, bijvoorbeeld België, Duitsland of Frankrijk, dan is die dienst meestal belast in het land van je klant: je stuurt een factuur zonder btw, zet er "btw verlegd" op en vermeldt naast je eigen btw-id ook dat van je klant.

Lever je goederen aan een ondernemer in een ander EU-land, dan geldt het 0%-tarief van de intracommunautaire levering, met dezelfde extra vermeldingen. Verkoop je aan particulieren in de EU, dan reken je in de meeste gevallen gewoon Nederlandse btw; komt je omzet uit goederen en digitale diensten aan EU-particulieren boven de EUR 10.000 per jaar, dan reken je de btw van het land van je klant, via het éénloketsysteem. Voor goederen naar landen buiten de EU reken je 0%, aan bedrijven én particulieren, zolang je de uitvoer met je administratie kunt aantonen. Voor diensten buiten de EU gelden aparte regels; controleer jouw situatie bij de Belastingdienst.

In deze tool kies je daarvoor per regel het tarief "verlegd" of 0%. Bij verlegd komt de verplichte vermelding "btw verlegd" automatisch op de pdf en is het btw-id van je klant verplicht; een buitenlands btw-nummer met landcode, zoals BE of DE, vul je daar gewoon in. De factuur zelf is in het Nederlands en in euro's. Dit is een hulpmiddel, geen fiscaal advies: de regels per land en situatie staan bij Ondernemersplein.

Hoe lang moet ik facturen bewaren?

Je moet je facturen en de rest van je administratie zeven jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn. Bewaar zowel de facturen die je verstuurt als de facturen die je ontvangt, zodat je btw-aangifte en je administratie altijd te herleiden zijn.

Deze tool bewaart je factuur niet voor je: je downloadt zelf de pdf en zet die in je eigen administratie. Zo houd je de bewaarplicht volledig in eigen hand.

Is een factuur maken zonder account veilig?

Ja. Deze factuurgenerator draait volledig in je eigen browser. Wat je invult wordt niet naar een server gestuurd en wordt niet opgeslagen op onze systemen. Je bedrijfsgegevens blijven alleen op dit apparaat staan, zodat je ze de volgende keer niet opnieuw hoeft te typen. De pdf maak je lokaal aan.

Wil je die opgeslagen bedrijfsgegevens weghalen, gebruik dan de link "Wis mijn gegevens" onder het formulier. Meer hierover lees je in ons privacybeleid.