Wat moet er op een factuur staan?
Op een factuur moeten volgens de Belastingdienst je volledige naam en adres en die van je klant staan, je btw-identificatienummer, je KvK-nummer als je bij de KVK bent ingeschreven, een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum of periode, een omschrijving en aantal, het bedrag exclusief btw, en het btw-tarief met het btw-bedrag.
Wil je dit niet handmatig bijhouden? Je kunt direct een factuur maken die aan alle eisen voldoet: de tool controleert de verplichte velden terwijl je invult en levert een nette pdf, zonder account.
De checklist met verplichte factuurgegevens
Deze velden komen rechtstreeks uit de factuureisen van de Belastingdienst. De laatste twee rijen gelden alleen in speciale gevallen: bij btw verlegd en bij de kleineondernemersregeling.
| Veld | Verplicht? | Toelichting |
|---|---|---|
| Naam verkoper en klant | Ja | Je volledige naam en die van je klant. |
| Adres verkoper en klant | Ja | Het volledige adres. Alleen een postbus is niet genoeg. |
| Btw-identificatienummer | Ja | Je eigen btw-id, met NL ervoor (behalve bij de KOR). |
| KvK-nummer | Ja* | Verplicht als je bij de KVK bent ingeschreven. Een KvK-nummer heeft 8 cijfers. |
| Factuurnummer | Ja | Opeenvolgend, en elk factuurnummer mag maar 1 keer voorkomen. |
| Factuurdatum | Ja | De datum waarop je de factuur uitreikt. |
| Leverdatum of periode | Ja | Wanneer je de goederen of diensten hebt geleverd, of de periode. |
| Omschrijving en aantal | Ja | Wat je hebt geleverd en hoeveel. |
| Bedrag exclusief btw | Ja | Het bedrag dat je in rekening brengt, zonder btw. |
| Btw-tarief | Ja | Het tarief dat van toepassing is: 21%, 9% of 0%. |
| Btw-bedrag | Ja | Noem de btw apart per btw-tarief. |
| 'Btw verlegd' plus btw-id klant | Bij verlegde btw | Bij btw verlegd breng je geen btw in rekening, zet je 'btw verlegd' op de factuur en vermeld je het btw-id van je klant. |
| Vrijstellingsvermelding | Bij de KOR | Doe je mee met de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en vermeld je dat een btw-vrijstelling van toepassing is. |
* Het KvK-nummer is verplicht voor iedereen die bij de KVK is ingeschreven, en dat zijn vrijwel alle zzp'ers en mkb'ers.
Hoe nummer ik mijn facturen?
Gebruik opeenvolgende factuurnummers, met één of meer reeksen, en zorg dat elk nummer maar 1 keer voorkomt. Je mag per jaar een nieuwe reeks beginnen, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002 enzovoort. Sla geen nummers over en gebruik geen dubbele nummers, want de Belastingdienst moet je facturen kunnen volgen.
Meer hierover lees je bij de factuureisen van de Belastingdienst. De factuurtool van Bereko stelt automatisch het volgende nummer voor.
Welke btw-vermelding is verplicht bij verlegde btw?
Bij btw verlegd breng je zelf geen btw in rekening. In plaats daarvan zet je op de factuur de tekst 'btw verlegd' en vermeld je het btw-identificatienummer van je klant. Zonder het btw-id van je klant is de verlegging niet geldig. De klant geeft de btw dan zelf aan in de eigen aangifte.
De regels staan bij de Belastingdienst onder hoe werkt btw verleggen.
Wat geldt er bij de KOR?
Doe je mee met de kleineondernemersregeling, dan breng je geen btw in rekening en zet je geen btw-tarief of btw-bedrag op je factuur. Je hoeft je eigen btw-id niet te vermelden, maar je moet wel aangeven dat een btw-vrijstelling van toepassing is. Alle andere velden uit de checklist blijven gewoon verplicht.
De KOR wordt uitgelegd door de KVK en de Belastingdienst.
Hoe lang moet ik facturen bewaren?
Je moet je facturen 7 jaar bewaren. Dit valt onder de fiscale bewaarplicht: de administratie waarop je aangifte is gebaseerd, moet 7 jaar beschikbaar blijven voor de Belastingdienst. Voor gegevens over onroerende zaken geldt een langere termijn van 10 jaar.
De bewaarplicht staat toegelicht bij de Belastingdienst.
Wat als mijn factuur niet klopt?
Klopt er iets niet aan een verstuurde factuur, dan verstuur je een correctie: een creditfactuur die de oude factuur terugdraait, plus een nieuwe, juiste factuur met een eigen opeenvolgend nummer. Pas een al verstuurde factuur niet achteraf aan, want elk factuurnummer mag maar 1 keer bestaan en je administratie moet kloppen.
Direct een correcte factuur maken
Wil je zeker weten dat je niets vergeet? Met de gratis tool van Bereko maak je een factuur die aan alle bovenstaande eisen voldoet. Je vult je gegevens en regels in, de btw wordt per tarief berekend en je downloadt direct een pdf. Alles draait in je eigen browser en er wordt niets naar ons verstuurd.