Incassokosten berekenen

Wat is een aanmaning en wat is het verschil met een herinnering en een ingebrekestelling?

Een aanmaning is een formele brief waarin je een klant sommeert een openstaande factuur alsnog te betalen, met een duidelijke termijn en de aankondiging van incassokosten. Een betalingsherinnering is de vriendelijke eerste stap, zonder kosten. Een ingebrekestelling is de brief die de klant formeel in gebreke stelt, zodat het verzuim intreedt.

In de praktijk zijn een formele aanmaning en een ingebrekestelling vaak dezelfde brief. Juridisch telt niet de titel boven de brief, maar de inhoud: voor een consument is de aanmaning die telt de 14-dagenbrief uit artikel 6:96 lid 6 BW, met de juiste termijn en het exacte kostenbedrag erin.

Is een aanmaning verplicht voordat je incassokosten mag rekenen?

Bij een consument wel: incassokosten zijn pas verschuldigd nadat je een kosteloze aanmaning, de 14-dagenbrief, hebt gestuurd en de klant daarna nog steeds niet betaalt (artikel 6:96 lid 6 BW). Bij een zakelijke klant is een aanmaning niet verplicht: daar is na de uiterste betaaldag minimaal EUR 40 verschuldigd, ook zonder aanmaning.

Een eerdere vriendelijke herinnering is niet wettelijk verplicht, wel gebruikelijk. De klant moet voor de 14-dagenbrief al in verzuim zijn; de betaaltermijn van de factuur moet dus zijn verstreken. De brief zelf moet kosteloos zijn en de gevolgen van niet betalen noemen, waaronder het exacte bedrag aan incassokosten dat je met de rekenmodule hierboven berekent.

Is een aanmaning per e-mail rechtsgeldig?

De wet stelt geen vormvereiste aan de aanmaning: artikel 6:96 lid 6 BW spreekt alleen van aanmanen, dus een aanmaning per e-mail kan rechtsgeldig zijn. Het risico zit in het bewijs: betwist de klant de ontvangst, dan moet jij als schuldeiser aantonen dat en wanneer de aanmaning is aangekomen (Hoge Raad 25 november 2016).

Bij een brief per post gaan rechters in verstekzaken uit van bezorging op de tweede dag na verzending, waarbij een zondag, maandag of officiële feestdag niet als bezorgdag telt; dat is een aanname waar de rechter van kan afwijken. Praktisch: verstuur belangrijke aanmaningen per e-mail en per post allebei, en bewaar het verzendbewijs.

Hoeveel dagen betalingstermijn moet er in een aanmaning staan?

Minimaal veertien dagen, en de termijn begint pas te lopen op de dag nadat de klant de aanmaning heeft ontvangen, niet op de datum van de brief. De Hoge Raad keurde de formulering "binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd" goed; "binnen veertien dagen na heden" of "na verzending" is te kort.

Een aanmaning met een te korte of misleidende termijn heeft geen rechtsgevolg: op basis van die brief zijn geen incassokosten verschuldigd en je moet een nieuwe, correcte brief sturen (HR 25 november 2016, ECLI:NL:HR:2016:2704). Dit alles geldt voor consumenten; voor zakelijke klanten is de 14-dagenbrief niet verplicht.

Welke aanmaningskosten mag je rekenen en wanneer komt er btw bij?

Aanmaningskosten zijn juridisch gewoon de wettelijke incassokosten: de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, met een minimum van EUR 40 en een maximum van EUR 6.775 exclusief btw. Aparte administratie- of aanmaningskosten daarbovenop mag je een consument niet rekenen; afwijken in het nadeel van de consument is niet toegestaan.

De 21% btw-opslag geldt alleen als je de btw niet kunt verrekenen, de incasso uitbesteedt aan een btw-belaste dienst en dit met het bedrag in de aanmaning verklaart (Besluit, artikel 2 lid 3). Het maximum van EUR 6.775 is exclusief btw; met een geldige opslag is het hoogst mogelijke bedrag EUR 8.197,75. De volledige opbouw per schijf zie je in de staffeltabel hierboven.

Gelden voor een zakelijke klant (b2b) dezelfde regels als voor een consument?

Nee. Voor een consument is de wettelijke regeling dwingend recht: afwijken in het nadeel van de consument mag niet, ook niet via algemene voorwaarden (artikel 6:96 lid 5 BW). Tussen bedrijven is de regeling regelend recht: in een contract of algemene voorwaarden mag een ander bedrag worden afgesproken.

Is er zakelijk niets afgesproken, dan geldt ook daar de wettelijke staffel. Twee andere verschillen: een zakelijke klant hoeft geen 14-dagenbrief te krijgen, en bij een handelsovereenkomst is vanaf de dag na de uiterste betaaldag minimaal EUR 40 verschuldigd zonder enige aanmaning (artikel 6:96 lid 4 BW).

In welk wetsartikel staan de regels voor aanmaningen en incassokosten?

De basis staat in artikel 6:96 van het Burgerlijk Wetboek, vooral lid 2 onder c en de leden 4 tot en met 8, en in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, dat de staffel, het minimum en het maximum vastlegt. Deze regeling uit 2012 heet in de praktijk de Wet Incassokosten (WIK).

Sinds 1 oktober 2024 bevat het Besluit ook artikel 2a, met de regel van EUR 40 en EUR 20 voor kleine terugkerende termijnbetalingen. De rekenmodule op deze pagina volgt precies deze artikelen.

Aanmaning ontvangen: wat doe je nu?

Controleer eerst of de factuur klopt en of je hem echt nog niet hebt betaald. Controleer daarna het bedrag aan incassokosten met de rekenmodule bovenaan deze pagina: meer dan het wettelijke maximum mag een schuldeiser bij een consument niet rekenen. Klopt alles, betaal dan binnen de genoemde termijn.

Klopt het bedrag niet of herken je de vordering niet, reageer dan schriftelijk en vraag om een onderbouwing. Kun je niet in een keer betalen, neem dan zelf contact op met de schuldeiser; wie het laat lopen, ziet de vervolgstappen en de kosten alleen maar groeien.

Is een aanmaning een boete?

Nee. Een aanmaning is geen boete en geen straf, maar een formeel betalingsverzoek. De incassokosten die erin staan zijn een wettelijk genormeerde vergoeding voor de kosten die de schuldeiser maakt om buiten de rechter om betaald te krijgen: "redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte" (artikel 6:96 lid 2 onder c BW).

De hoogte is daarom begrensd door de wettelijke staffel. Wordt je bovenop het openstaande bedrag een bedrag aan kosten gevraagd, reken dan hierboven na of het binnen het wettelijke maximum blijft.

Wat gebeurt er als je een aanmaning niet betaalt?

Betaal je na een geldige aanmaning niet, dan worden de aangekondigde incassokosten verschuldigd en kan de schuldeiser de vordering uit handen geven aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Blijft betaling daarna uit, dan kan de schuldeiser je laten dagvaarden en beslist de rechter over de vordering en de kosten.

Ook als een incassobureau of deurwaarder de vordering overneemt, blijft voor een consument het wettelijke maximum uit de staffel gelden: de regeling is dwingend recht. Heb je betalingsproblemen, wacht dan niet op de dagvaarding maar zoek zelf contact voor een oplossing.

Telt een aanmaning per sms, of een aanmaning die je nooit hebt ontvangen?

De wet schrijft niet voor hoe een aanmaning bezorgd moet worden, dus ook een aanmaning per sms of e-mail kan gelden. Maar de schuldeiser moet bij betwisting stellen en bewijzen dat en wanneer de aanmaning je heeft bereikt (Hoge Raad 25 november 2016).

Heb je de brief nooit ontvangen, bijvoorbeeld doordat hij naar een verkeerd of oud adres is gestuurd, en kan de schuldeiser de ontvangst niet aantonen, dan zijn er op basis van die brief geen incassokosten verschuldigd bij een consument. Meld een adresfout wel meteen schriftelijk, zodat de vordering zelf niet blijft liggen.

Factuur niet betaald: het stappenplan

Blijft een factuur onbetaald, dan werkt deze volgorde: stuur eerst een vriendelijke betalingsherinnering, daarna de formele 14-dagenbrief met de juiste termijnformulering en het exacte kostenbedrag, bereken dat bedrag met deze pagina, en geef de vordering pas daarna uit handen of stap naar de rechter. Weet je niet zeker of je in jouw situatie al kosten mag rekenen en vanaf welke datum, gebruik dan eerst de triage Mag ik al incassokosten rekenen? hierboven.

1. Herinnering. Kosteloos en vriendelijk; vaak is de factuur gewoon vergeten. Gebruik het gratis voorbeeld van een betalingsherinnering.
2. 14-dagenbrief (bij een consument). Met de formulering "binnen vijftien dagen nadat deze brief bij u is bezorgd" en het exacte bedrag aan incassokosten. Kopieer de voorgestelde tekst hierboven of download het aanmaningsvoorbeeld in Word.
3. Kosten berekenen. De rekenmodule bovenaan geeft het wettelijke maximum, exclusief en zo nodig inclusief btw.
4. Uit handen geven of naar de rechter. Betaalt de klant ook na de verstreken termijn niet, dan kun je een incassobureau of deurwaarder inschakelen of zelf dagvaarden.

Voorkomen begint bij de factuur zelf: een duidelijke betaaltermijn en alle verplichte gegevens. Met de gratis tool factuur maken staat dat er standaard goed op.

Mag je ook wettelijke rente rekenen bovenop de incassokosten?

Ja, over een te laat betaalde factuur mag je naast de incassokosten wettelijke rente rekenen. De rente loopt vanaf het moment van verzuim tot de dag van betaling en wordt berekend over de hoofdsom, nooit over de incassokosten. Wil je de rente meerekenen, vul dan hierboven bij Mag ik al incassokosten rekenen? je situatie in; dan zie je je totale vordering vandaag, met de rente op een aparte regel.

Hoeveel wettelijke rente mag ik rekenen?

Er zijn twee tarieven. Voor een consument (een niet-handelstransactie) geldt de gewone wettelijke rente: per 1 januari 2026 is dat 4%. Voor een zakelijke klant (een handelsovereenkomst) geldt de hogere wettelijke handelsrente: per 1 juli 2025 is dat 10,15%, ook op 1 januari 2026 ongewijzigd. Beide percentages worden elk half jaar opnieuw vastgesteld, op 1 januari en 1 juli, dus het tarief kan per periode verschillen.

De rente wordt berekend over de zuivere hoofdsom, en na elk vol jaar wordt de opgebouwde rente bij de hoofdsom opgeteld, waarna het volgende jaar rente over dat hogere bedrag loopt (artikel 6:119 lid 2 BW). Andersom geldt: de incassokosten bereken je nooit over de hoofdsom plus rente, maar alleen over de zuivere hoofdsom. De actuele percentages vind je bij de Rijksoverheid. Gecontroleerd op 4 juli 2026.